E-Mail-Archivierung // Reichmann EDV & IT-Consulting Secure Mail Archive (SMA)
Die Frist ist abgelaufen!
Nun gelten sehr strenge Regeln zur Archivierung nach GoBD
Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen als Emails empfangen und versandt werden ist groß. Archivierung ist Pflicht für diese.
Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr.
Gravierende Folgen für Unternehmen
Viele Firmen haben noch nicht erkannt, wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozesse eingreifen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Wer nicht handelt, wird gravierende Folgen auf sich nehmen müssen.
Wer muss archivieren?
Jeder Unternehmer oder Freiberufler, ob kleiner oder großer Betrieb, Mittelstand oder Konzern muss archivieren. Archivierung von Dokumenten ist eine klare, gesetzliche Vorgabe! Der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, insbesondere Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches.
Wie muss archiviert werden?
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
Weitere Informationen (externer Link): http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html
Rechtssicher archivieren mit dem E-Mail-Archivierungs-Konzept aus dem Hause Reichmann EDV & IT-Consulting
Mit dem Reichmann EDV & IT-Consulting Secure Mail Archive (SMA) sind Unternehmen grundsätzlich auf der sicheren Seite, denn die Signierung von E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD” konformen Archivierung nach höchsten Standards ( gerpüft nach „IDW PS 880”).
Kunden-Login zum Mail-Archiv
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